Internetové kalendáře: nová úroveň plánování?

V posledních letech si můžeme všímat celkem razantního nárůstu cloudových služeb. Máme možnost v cloudu uchovávat poznámky, dokumenty a všeobecně jakákoli data, a to včetně obrázků nebo videí. Tento způsob práce se stává stále oblíbenější, což v praxi zahrnuje i poměrně běžnou součást každodenních činností spojených s organizací času, ať už vlastního, nebo více lidí současně.
Internetový kalendář přináší poměrně hodně výhod, jež dokáží ulehčit práci a ušetřit čas nejen nám, ale i případnému týmu lidí.

Je to opravdu novinka?

Na první pohled to nemusí být úplně patrné, ale cloudové kalendáře nejsou zase takovou novinkou. Třeba kalendář Google je součástí jak služby Gmail, tak Google Apps. Vedle služeb Google můžeme zmínit i Microsoft Exchange, který na tomto principu funguje prakticky od začátku. Poměrně dlouho byl Exchange spíše doménou středních a velkých podniků, ale dnes si můžeme zřídit např. službu Office 365, kde získáme plnohodnotný email, kalendář, úkoly a další služby, které můžeme sdílet s dalšími spolupracovníky.

Sdílení dat tedy není nic nového. Otázkou je, která služba je pro nás ta správná. Odpověď je do velké míry individuální, navíc je z čeho vybírat - služeb tohoto typu neustále přibývá.

Výhody internetových kalendářů

• Přístup odkudkoli - zřejmě jednou z klíčových výhod je možnost přistupovat k nim prakticky odkudkoli, resp. z jakéhokoli zařízení (i mobilního) připojeného k internetu. Typicky jde o hlavní počítač v kombinaci s tabletem, chytrým telefonem, případně laptopem a počítačem v práci. Kromě toho můžeme provádět úpravy odkudkoli. Změny se pak projeví všude.
• Zachování informací při pádu systému - pokud nám náhodou zhavaruje systém a nemáme lokální zálohu kalendáře, nic se neděje. Všechna data jsou uložena na serverech poskytovatele služby, takže si lze tyto informace kdykoli prohlédnout pomocí internetového prohlížeče, eventuálně synchronizovat znovu po opravě / reinstalaci operačního systému.
• Sdílení kalendáře - může přijít vhod. A to nejen v práci, ale i v případě spolupráce na nějakém větším projektu. Často se setkáváme s tím, že si kalendáře sdílí navzájem příslušníci jedné domácnosti, případně rodinní příslušníci, pokud už žijí odděleně (typicky rodiče a děti). Plánování společných aktivit je tak podstatně jednodušší.
• Elektronická podoba - všechny události jsou v elektronické podobě. To znamená, že máme možnost jednoduše mazat, upravovat a přidávat události, žádné škrtání nebo přepisování.
• Snadné vyhledávání - naprostá většina internetových služeb tohoto typu umožňuje prohledávání, které dokáže výrazně ulehčit nalezení nějakého termínu nebo záznamu.

Nevýhody internetových kalendářů

• Nutnost připojení k internetu - většina klientů si sice uchovává offline verzi aktuálního stavu kalendáře, nicméně pro úpravy, které se mají následně projevit i v dalších zařízeních, potřebujeme internet. Bez něj dlouhodobě nelze s tímto typem služeb pracovat. Na druhou stranu je internetové připojení v současné době poměrně běžné a dobře dostupné, což platí i pro mobilní zařízení.
• Zvyk - spousta lidí je jednoduše zvyklá s sebou nosit papírový kalendář a diář. Ačkoli je princip kalendáře vesměs stejný, jde o mírně odlišný způsob práce. Jelikož ale výhody internetových služeb převažují, je to dobrý důvod pro to zkusit něco nového.

V dalších kapitolách si ukážeme pár těch nejznámějších a prověřených internetových služeb, které funkci internetového kalendáře nabízí.